予算策定の手順
- まず現在の全サブスク支出を台帳から集計し、月額合計と年額合計を算出する。
- 過去1年間の実績から、来期の増減見込みを加えた予算案を作成する。
- 新規導入予定のサービスがあれば、トライアル期間込みの費用を見積もりに含める。
部署別管理
- 各部署のサブスク支出を可視化し、部署ごとの予算上限を設定する。
- IT部門が一元管理する方式と、各部署に裁量を持たせる方式のどちらかを決める。
- 利用率の低いサービスは四半期ごとのレビューで見直し、予算を再配分する。
予算管理のポイント
- 為替変動の影響を受ける海外サービスは、円安時のバッファを10〜15%上乗せして予算を組む。
- 年度途中での新規契約は予備費から充当するルールにすると、予算管理が崩れにくい。
- 監査対応のため、予算策定書と実績報告書をセットで保管しておく。