自動更新のリスク
- 便利な反面、使っていないサービスの課金が自動で継続されてしまう。
- 退職者のアカウントが残ったまま更新され、無駄なコストが発生することがある。
- 年払いの自動更新は金額が大きいため、更新前に利用状況を確認する仕組みが必要。
ワークフローの設計
- 更新日の30日前にIT管理者と利用部署の責任者へ自動通知を送る仕組みを作る。
- 通知を受けた責任者は、利用者数と利用頻度をIT部門に報告する。
- IT部門がレポートを確認し、更新、ダウングレード、解約のいずれかを判断して実行する。
ツールの活用
- Googleカレンダーやスプレッドシートのスクリプトで通知を自動化できる。
- SaaS管理ツールを導入すると、契約一覧と更新日の管理を一元化できる。
- 承認ワークフローはSlackのワークフロービルダーやMicrosoft Power Automateで簡易的に構築可能。